Trả hàng

Quản lý → Cài đặt → Trả hàng (en: Manage → Settings → Returns) là công tắc, và nó tắt cho tới khi bạn bật. Nhận hàng về là một lời hứa về tiền, và một lời hứa bật sẵn là lời hứa không ai ở cửa hàng bạn đưa ra.

Bật rồi, khách thấy tuỳ chọn trả hàng ngay trong Lịch sử đơn hàng trên trang /account của họ, và yêu cầu rơi vào Quản lý → Trả hàng.

Thời hạn tính từ ngày ĐẶT, không phải ngày nhận

Ô Thời hạn cho khách mặc định 30 ngày nếu bạn không điền. Nhưng con số đó đếm từ lúc đơn được đặt, không phải lúc hàng tới tay — nên với một đơn giao tỉnh mất bốn ngày, khách thực tế chỉ còn 26.

Đây là chỗ dễ hứa nhầm nhất: bạn viết "đổi trả trong 30 ngày kể từ khi nhận hàng" lên trang chính sách, hệ thống lại đếm kiểu khác, và người phát hiện ra là khách đang bực. Hãy báo đúng con số trong ô này, hoặc điền dư ra vài ngày cho khớp lời bạn đã viết.

Khách được trả cái gì

Ba cửa, và mỗi cửa là một cách cửa hàng mất tiền nếu bỏ qua:

• Đơn phải đã thanh toán và chưa huỷ. Đơn chưa trả tiền thì không có gì để hoàn.
• Còn trong thời hạn.
• Còn phần chưa ai đòi. Đây là cửa vô hình nếu không kiểm: khách gửi ba yêu cầu, mỗi cái xin trả 2 trong 3 chiếc áo, và từng yêu cầu đọc lên đều hợp lý. Hệ thống trừ dần theo từng dòng hàng, nên tổng không bao giờ vượt số đã mua.

Khách chọn từng món và từng số lượng, kèm lý do (hỏng, giao sai, không giống mô tả, size không vừa, đổi ý, lý do khác) và một lời nhắn. Giá của mỗi dòng được chụp lại từ đơn hàng, không phải từ những gì khách gửi lên — nên không ai tự khai số tiền hoàn của mình.

Hàng đợi

Quản lý → Trả hàng liệt kê yêu cầu với mã đơn, món, lý do, giá trị và trạng thái. Lọc theo trạng thái, hoặc tìm theo mã đơn / lời nhắn của khách.

Sáu trạng thái, đi theo đúng thứ tự việc thật diễn ra:

Trạng thái	Nghĩa
Chờ xử lý	Khách vừa gửi. Việc của bạn.
Đã duyệt	Bạn đồng ý; khách gửi hàng về.
Đã từ chối	Bạn không đồng ý. Bản ghi vẫn còn.
Đã nhận hàng	Hàng đã về tới nơi.
Đã hoàn tiền	Xong.
Khách đã huỷ	Khách tự rút yêu cầu.

Từ chối không phải là xoá. Từ chối giữ lại bản ghi, nên khách có câu trả lời và sau này không ai trong đội bạn xét lại từ đầu. Xoá là mất hẳn — chỉ dùng cho yêu cầu rác.

Hai câu hỏi tiền bạc, tách riêng cố ý

Bấm Ghi nhận hoàn tiền mở một hộp thoại hỏi hai thứ mà nhiều nơi gộp làm một:

Hoàn bao nhiêu. Ô này để trống thì mặc định bằng giá trị hàng trả. Điền nhiều hơn, màn hình nhắc một dòng — hợp lý nếu bạn hoàn cả phí ship, còn lại thì đáng xem lại. Nó không chặn bạn; bạn là người biết chuyện gì đã xảy ra.

Hàng này bán lại được không. Một ô tick riêng, vì đây là câu hỏi khác hẳn. Áo bị rách vẫn được hoàn tiền đủ nhưng không quay lại kho; áo khách mặc thử rồi đổi ý thì quay lại. Tick vào, số lượng đó cộng thẳng vào tồn kho; bỏ tick sau này thì tồn kho cũng trừ lại. Gộp hai câu hỏi thành một sẽ khiến mọi lần hoàn tiền đều nhập hàng hỏng vào kho, và bạn chỉ biết khi bán trúng nó.

Ô Ghi chú nội bộ dành cho đội bạn: hàng về thế nào, bạn quyết định ra sao. Khách không bao giờ thấy dòng này.

Còn Lỗi của shop là một nhãn để bạn tự thống kê — đánh dấu những lần trả hàng do phía cửa hàng, tách khỏi những lần khách đổi ý.

Ai được báo, và khi nào

Email đi ra ở bốn thời điểm, và hai hướng khác nhau:

• Khách vừa gửi yêu cầu → báo bạn và đội của bạn (chủ site và quản trị viên). Đây là việc cần người xử lý.
• Bạn duyệt, từ chối hoặc hoàn tiền → báo khách. Đây là câu trả lời họ đang chờ.

Một lần ghi nhận hoàn tiền chỉ gửi một email: thư báo đã hoàn tiền, không kèm thư báo đã nhận hàng. Hai thư cùng lúc về một việc đọc như hệ thống đang lặp.

Thư gửi bằng máy chủ mail của nền tảng, hoặc SMTP riêng của site nếu bạn cấu hình ứng dụng Mail.

Bạn cũng tự tạo được yêu cầu

Nút tạo trong hàng đợi dành cho cuộc gọi điện, khách tới tận nơi, hay đơn nhập từ nền tảng khác. Nó không chạy các cửa kiểm ở trên — những cửa đó tồn tại để người lạ không trả hàng hộ người khác, còn bạn là chủ cửa hàng và vốn đã hoàn được bất cứ thứ gì bạn muốn.

Thứ bạn không làm được là ghi rằng khách đã tự gửi. Hàng đợi hiển thị đúng cái bạn đã gõ, là như vậy.