"POS — hoá đơn điện tử và ứng dụng giao đồ ăn"

Quản lý → Ứng dụng → Bán hàng tại quầy → Tích hợp (en: Manage → Apps → POS → Integrations). Tab này của app POS có hai phần: Hoá đơn điện tử và Ứng dụng giao đồ ăn.

"Nhận yêu cầu hoá đơn VAT từ quầy và đưa vào hàng đợi phát hành. Chưa có hoá đơn nào được phát hành cho đến khi kết nối nhà cung cấp."

Điều phải biết trước: chưa có hoá đơn nào được phát hành

Màn hình này là phần nền, chưa phải một kết nối đang chạy. Viettel S-Invoice, MISA meInvoice và VNPT Invoice đều hiện trong mục Nhà cung cấp, nhưng thẻ nào cũng ghi:

"Chưa kết nối được — cần thông tin sandbox hoặc tài khoản đối tác."

Kết nối một nhà cung cấp hoá đơn điện tử cần môi trường thử (sandbox) do chính nhà cung cấp đó cấp cho đối tác, và nền tảng chưa có môi trường đó cho nhà cung cấp nào. Không thử được thì không thể khẳng định hoá đơn phát hành ra là đúng, nên nút Chọn trên các thẻ đều bị tắt, và màn hình không hỏi tài khoản hay khoá API nào.

Hệ quả: mọi yêu cầu vào hàng đợi đều dừng ở trạng thái Lỗi với lý do

"Chưa kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử nên chưa có hoá đơn nào được phát hành. Tạm thời hãy phát hành trên cổng của nhà cung cấp."

Nếu cửa hàng bắt buộc xuất hoá đơn, hãy tiếp tục phát hành trên cổng của nhà cung cấp bạn đang dùng. Hàng đợi ở đây cho bạn danh sách đơn nào khách đã yêu cầu hoá đơn, kèm thông tin người mua, để không sót đơn nào. Khi có nhà cung cấp kết nối được, các yêu cầu đang lỗi có thể Thử lại từ chính hàng đợi này.

Thông tin người bán

Khai một lần cho cả cửa hàng: Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Mẫu số hoá đơn, Ký hiệu hoá đơn, cùng email và điện thoại tuỳ chọn. Muốn bật Bật hoá đơn điện tử thì năm ô bắt buộc phải hợp lệ. Bật được dù chưa chọn nhà cung cấp; đó chính là cách hàng đợi bắt đầu gom yêu cầu.

Ba định dạng màn hình kiểm:

Ô	Hợp lệ	Ví dụ
Mã số thuế	10 số, 10 số kèm - và 3 số (chi nhánh), hoặc 12 số	0312345678, 0312345678-001, 079123456789
Mẫu số hoá đơn	Một chữ số từ 1 đến 6	1 là hoá đơn GTGT, 2 là hoá đơn bán hàng
Ký hiệu hoá đơn	C hoặc K, hai số năm, ba chữ in hoa	C25TAA; hoá đơn từ máy tính tiền thường là C25MAA

Mã số thuế 12 số là số định danh cá nhân, được dùng làm mã số thuế cho hộ kinh doanh. Ký hiệu tự chuyển thành chữ in hoa. Ba chữ cuối của ký hiệu mỗi đơn vị đặt một kiểu, nên màn hình chỉ kiểm hình dạng, không kiểm ý nghĩa: hãy chép đúng ký hiệu đã đăng ký với cơ quan thuế.

Khi nào một đơn sinh yêu cầu hoá đơn

Khi nào tạo yêu cầu hoá đơn có hai lựa chọn:

• Chỉ khi thu ngân nhập thông tin người mua VAT (mặc định). Ở bước thanh toán tại quầy có công tắc Xuất hoá đơn VAT; thu ngân bật lên, nhập mã số thuế người mua (tuỳ chọn), tên đơn vị hoặc tên người mua, địa chỉ, email. Có mã số thuế thì bắt buộc tên đơn vị và địa chỉ.
• Với mọi đơn bán. Mọi đơn tại quầy đều sinh một yêu cầu, kể cả đơn không ai nhập người mua (hoá đơn cho khách lẻ).

Công tắc Xuất hoá đơn VAT chỉ hiện khi hoá đơn điện tử đang bật, và bị ẩn khi quầy đang mất mạng (xem POS — bán khi mất mạng). Ở chế độ "Với mọi đơn bán", đơn bán ngoại tuyến vẫn sinh yêu cầu khi nó đồng bộ.

Mỗi đơn có nhiều nhất một yêu cầu, dù đơn đó được gửi lại bao nhiêu lần. Thông tin trên yêu cầu (các dòng hàng, thuế, tổng tiền) được chụp lại lúc bán, nên sửa sản phẩm sau đó không viết lại hoá đơn của đơn cũ. Thông tin người bán thì được đọc lúc phát hành.

Bán không bao giờ thất bại vì hoá đơn. Nếu không lưu được yêu cầu, ví dụ mã số thuế người mua sai, đơn vẫn hoàn tất và quầy hiện cảnh báo Chưa lưu yêu cầu hoá đơn. Đơn đã xong; yêu cầu thì chưa có, nên đơn đó bạn phải tự xuất hoá đơn.

Hàng đợi hoá đơn

Mỗi dòng là một đơn: số đơn, người mua, trạng thái (Đang chờ, Đang phát hành, Đã phát hành, Lỗi, Đã huỷ), lý do lỗi gần nhất và số hoá đơn khi đã có. Lọc theo trạng thái ở đầu bảng.

• Thử lại chỉ dùng được với yêu cầu đang Lỗi. Hôm nay nó chỉ có ý nghĩa sau khi một nhà cung cấp được kết nối: thử lại khi chưa có nhà cung cấp sẽ lại về Lỗi với cùng lý do.
• Huỷ yêu cầu dùng được với yêu cầu Đang chờ hoặc Lỗi, và bắt buộc ghi lý do. Dòng không bị xoá; lý do được lưu cùng yêu cầu.

Huỷ đơn tại quầy tự huỷ yêu cầu chưa phát hành của đơn đó, với lý do "Đơn đã huỷ". Hoá đơn đã phát hành (hoặc đang phát hành) thì không tự huỷ theo: quầy báo Đã huỷ đơn, chưa huỷ hoá đơn, và bạn phải huỷ hoá đơn đó có chủ đích trong hàng đợi này. Hoá đơn đã phát hành là chứng từ thuế, nên huỷ nó phải là việc có người quyết. Vì hiện chưa có hoá đơn nào được phát hành, trường hợp này chưa xảy ra cho tới khi có nhà cung cấp.

Trả hàng chưa sinh hoá đơn điều chỉnh. Đổi các cài đặt ở tab này cần quyền quản lý POS; người chỉ có quyền xem thấy màn hình ở chế độ chỉ đọc.

Ứng dụng giao đồ ăn

GrabFood và ShopeeFood hiện thành hai thẻ với dòng:

"Chưa kết nối được — cần tài khoản đối tác."

Nhận đơn từ các ứng dụng này cần tài khoản đối tác do chính Grab và Shopee cấp, và nền tảng chưa có tài khoản đó. Chưa có gì để bấm hay cấu hình; đơn từ GrabFood/ShopeeFood vẫn nhận trên ứng dụng của họ như hiện nay.