Thẻ quà tặng

Quản lý → Thẻ quà tặng (en: Manage → Gift cards). Mỗi thẻ là một mã và một số dư. Khách gõ mã lúc thanh toán, và số dư trừ dần qua từng đơn cho tới khi hết.

Thẻ quà tặng không phải mã giảm giá

Hai thứ trông giống nhau — đều là một chuỗi khách gõ vào ô — nhưng chúng làm hai việc khác hẳn, và nhầm chỗ này là nhầm về sổ sách chứ không phải về giao diện.

Mã giảm giá làm hàng rẻ đi. Doanh thu giảm, thuế trên phần đó cũng giảm. Đúng với "giảm 20%".

Thẻ quà tặng trả tiền cho hàng. Hàng vẫn nguyên giá, thuế vẫn nguyên, và tiền thì bạn đã nhận rồi — từ lúc ai đó mua tấm thẻ. Nó chỉ làm giảm phần còn phải thu.

Cho nên trên màn hình đơn hàng, thẻ quà tặng nằm dưới dòng tổng cộng chứ không nằm cạnh dòng giảm giá, kèm dòng Còn phải thu. Tổng đơn không đổi. Nếu nó bị cộng vào phần giảm giá, doanh thu cửa hàng sẽ hụt đúng bằng mệnh giá của mọi tấm thẻ từng được dùng, và bạn vẫn phải nộp phần thuế đó.

Hệ quả thực tế, và là lý do chúng được tách riêng: một đơn dùng được cả hai cùng lúc. Khách có mã giảm 10% và tấm thẻ 200k thì dùng cả hai — thẻ trả vào số tiền còn lại sau khi đã giảm giá và tính thuế.

Phát hành một tấm thẻ

Chỉ cần mệnh giá. Những mục còn lại đều không bắt buộc.

Để trống ô Mã thì hệ thống tự tạo, dạng GC-4H9K-X2PM-7NTQ. Mã tự tạo tránh những ký tự người ta hay đọc nhầm — không có 0, O, 1, I hay L. Điều đó không phải làm màu: tấm thẻ được đọc lên từ một mảnh giấy và gõ lại bởi người không chọn ra nó, nên mỗi cặp ký tự dễ nhầm là một cuộc gọi cho bạn.

Bạn cũng có thể tự gõ mã — cho một lô thẻ đã in sẵn, hoặc mã ai đó đã phát ra trước. Mã là duy nhất trong một cửa hàng, và dấu gạch hay khoảng trắng không tính: GC-4H9K và gc 4h9k là cùng một tấm.

Ngày hết hạn để trống là không bao giờ hết hạn. Chọn một ngày thì thẻ chết vào cuối ngày đó, không phải lúc nửa đêm mở màn.

Khách gõ mã ở đâu

Không tự có. Bạn phải thêm ô vào form đặt hàng: trình dựng form → nhóm Cơ bản → Mã thẻ quà tặng (en: Gift card code). Ô đó rơi xuống đã nối sẵn vào cột thẻ quà tặng của đơn.

Cạnh nó là ô Mã giảm giá — hai ô riêng, đúng vì một đơn dùng được cả hai.

Mã sai thì đơn không được ghi. Khách thấy báo lỗi ngay tại ô vừa gõ và đơn dừng lại, khác với mọi lỗi khác của form (những lỗi kia vẫn lưu thông tin khách rồi báo cho bạn). Lý do: khách gõ mã chính là để trả ít đi. Nếu đơn cứ trôi qua mà bỏ mã, khách bị thu đủ tiền trong khi trang cảm ơn nói mọi thứ ổn — và với thẻ quà tặng thì còn tệ hơn một lần thu thừa, vì tấm thẻ có thể đã bị trừ ở lần bấm trước.

Khách chỉ nhận đúng hai câu trả lời: mã không đúng, hoặc mã không dùng được cho đơn này. Thẻ hết hạn hay đã tiêu hết là việc của bạn, xem trên màn hình thẻ — nói ra ngoài sẽ biến ô đó thành chỗ để người lạ dò mã còn sống của cửa hàng.

Lịch sử là thứ đáng xem, không phải số dư

Mở một tấm thẻ, thứ nằm trên cùng là lịch sử: phát hành, tiêu cho đơn nào, hoàn lại, điều chỉnh. Số dư chỉ là tổng của những dòng đó.

Làm vậy vì "200k của tôi đi đâu rồi?" là câu bắt buộc phải trả lời được. Mỗi dòng mang một lý do, và dòng tiêu mang mã đơn hàng nó đã trả cho.

Đơn bị huỷ thì tiền quay lại thẻ, tự động. Đơn bị xoá cũng vậy — và tiền được trả về trước khi đơn biến mất, vì sau đó thì không còn mã đơn nào để lần về nữa.

Huỷ đơn rồi khôi phục lại thì thẻ không bị trừ lần nữa. Đơn đó quay về trạng thái chưa trả tiền, đúng với sự thật: thẻ đã được hoàn.

Điều chỉnh, và vì sao bắt buộc ghi lý do

Nút Điều chỉnh cộng hoặc trừ số dư — thiện chí cho khách, sửa một lần phát hành nhầm, xoá sổ một tấm thẻ. Nhập số âm để trừ bớt.

Lý do là bắt buộc. Một khoản tiền dịch chuyển mà không ai giải thích được chính là thứ duy nhất mà một cuốn sổ sinh ra để ngăn.

Số dư không xuống dưới 0. Gõ dư một số 0 thì bạn được báo, chứ không lặng lẽ nhận về một khoản nợ.

Không có nút xoá, và đó là chủ ý

Xoá một tấm thẻ không lấy lại được mã đang nằm trong tay khách — nó chỉ xoá mất bằng chứng duy nhất về số tiền bạn đang nợ họ.

Thay vào đó là Huỷ thẻ (en: Void): thẻ không tiêu được nữa nhưng vẫn giữ nguyên nó là của ai, mệnh giá bao nhiêu, đã tiêu những gì. Đổi ý thì Cho dùng lại.

Muốn xoá sổ giá trị thì điều chỉnh về 0 — có ghi chép, có lý do của bạn kèm theo.

Danh sách mở ở "Còn nợ"

Màn hình mở sẵn bộ lọc Còn nợ, không phải "tất cả". Đó mới là câu hỏi thật: bạn đang giữ bao nhiêu tiền của khách. Một cửa hàng chạy lâu thì danh sách đầy đủ phần lớn là thẻ đã tiêu hết, không ai dùng lại nữa.

"Còn nợ" không phải một trạng thái mà là ba điều kiện cùng lúc: chưa huỷ, chưa hết hạn, và còn số dư. Một tấm thẻ vẫn đang bật nhưng đã tiêu sạch thì không nằm trong đó.

Dòng tổng ở đầu bảng cộng số dư của trang đang xem, và nói rõ như vậy.